kegagalan adalah pelajaran berharga yang materinya tidak mungkin kita dapatkan di kelas manapun...
Pendahuluan
Astra Agro Lestari (AALI) yang dirintis pada tahun 1981 memulai bisnisnya dengan memasuki bisnis perkebunan singkong. Seiring menurunnya permintaan atas komoditi tersebut, AALI kemudian mengganti semua perkebunan singkongnya menjadi perkebunan karet. Saat ini AALI dikenal sebagai perusahaan penghasil Crued Palm Oil (CPO) terbesar. AALI memasuki bisnis CPO dengan mengakuisisi PT Tunggal Perkasa Plantation, dan saat ini AALI telah memiliki hampir 400.000 ha perkebunan kelapa sawit dan lebih dari 30 subsidiary yang bermain juga di perkebunan kelapa sawit.
Dalam tujuan untuk memaksimalkan laba melalui efisiensi dan peningkatan produktivitas, AALI kemudian memutuskan untuk menggunakan berbagai aplikasi teknologi informasi, antara lain Enterprise Resource Planning (ERP) dan Plantation Management System (PMS) yang terintegrasi dengan Geographical Information and Management System (GIMS). ERP akan mengintegrasikan semua fungsi dalam perusahaan agar data-data yang ada dapat dilihat sebagai single view sehingga manajemen dapat dengan mudah dan cepat mengambil keputusan. ERP sangat dibutuhkan perusahaan karena perusahaan memerlukan manajemen biaya yang baik dan akurat mengingat komoditi CPO sangat fluktuatif di pasar dunia. Sedang penerapan PMS, yang merupakan aplikasi spesifik dalam me-manage aktivitas perkebunan, diterapkan oleh AALI untuk mengefisienkan dan mengoptimalkan operasi bisnis mereka yang akhirnya akan dapat meningkatkan profitabilitas mereka. PMS membantu AALI dalam perencanaan tanam dan panen di seluruh perkebunan miliknya, dan dengan mengintegrasikan GIMS serta pengunaan GPS maka perencanaan rute panen dapat dilaksanakan dengan efisien. AALI juga melakukan penghematan komunikasi, mengingat biaya komunikasi yang harus ditanggung besar, dengan menggunakan komunikasi berbasis PABX pada telepon seluler setiap koordinator dan supervisor lapangannya.
Keselarasan antara business process, people, and information technology
AALI sangat memahami benar pentingnya keselarasan antara ketiga unsur sistem informasi tersebut. Perusahaan yang ingin menjadi role model bagi perusahaan perkebunan lain dalam mengaplikasikan teknologi informasi (TI) ini, selalu menekankan pentingnya ketiga unsur tersebut, manusia-proses-teknologi.
AALI yang ingin mengembangkan TI dan menjadikan TI sebagai enabler bagi bisnis mereka, memfokuskan bisnis hanya pada perkebunan kelapa sawit dan pengolahan CPO. AALI sebelumnya mendivestasikan seluruh anak perusahaannya yang bermain di perkebunan non-kelapa sawit. Langkah tersebut diambil agar proses bisnis yang dipetakan dapat dengan mudah diekstraksi untuk mempermudah pemilihan dan implementasi TI perusahaan.
Dalam mendukung unsur manusia, CIO AALI membentuk tim pelatihan karyawan khusus untuk menangani karyawan sebagai calon user TI yang akan diterapkan. Tim khusus changes management tersebut kemudian juga memastikan bahwa setiap calon user siap untuk berubah baik kebiasaan maupun budaya kerja setelah TI diaplikasikan secara penuh. Kinerja tim ini cukup baik, terbukti dengan sedikitnya resistensi yang muncul dari karyawan atas penerapan TI di perusahaan.
Teknologi yang dipilih oleh perusahaan adalah teknologi yang dapat membantu perusahaan untuk mencapai tujuannya, artinya TI tersebut dapat menjadi enabler bagi perusahaan dalam meningkatkan efisiensi dan profitabilitas perusahaan. Dalam implementasiya, perusahaan melakukan reengineering proses bisnis mengikuti best practice yang ada. Proses reengineering tidak berlangsung sulit, karena tidak bersifat radikal dalam merubah proses bisnis perusahaan, hanya memodifikasi dan menambah dari yang telah ada. Hal lain yang membuat proses reengineering berlangsung lancar karena sebagian besar perkebunan dimiliki AALI melalui akuisisi, jadi seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, perusahaan yang ingin fokus pada kelapa sawit hanya tinggal mendivestasi bisnis non kelapa sawitnya.
Metode pengembangan sistem
Dalam proses implementasi TI, AALI menggunakan pendekatan pilot project yang dilakukan secara bertahap satu demi satu dari satu perkebunan ke perkebunannya lain. Perusahaan memutuskan untuk menggunakan pendekatan ini dalam pengimplementasian TI perusahaan, dengan pertimbangan bahwa selama implementasi proses bisnis harus tetap berjalan dan resiko kegagalan harus dapat ditekan sekecil mungkin. Dengan pendekatan pilot project yang bertahap maka apabila ada hambatan dalam pengembangan TI di salah satu perkebunan, tidak akan berpengaruh pada produktifitas perkebunan yang lain.
Pendekatan pilot project dimingkinan untuk diterapkan pada implementasi TI di AALI karena seluruh perkebunan AALI adalah perkebunan kelapa sawit yang kesemuanya memilii proses bisnis yang sama dan terpisah satu dengan yang lain. Sehingga perubahan yang dilakukan pada satu perkebunan tidak akan berpengaruh langsung terhadap perkebunan lainnya.
Pemanfaatan project management
Proyek implementasi TI di AALI dijalankan dengan membentuk tim proyek yang terdiri atas tim dari AALI pusat dan tim dari setiap lokasi perkebunan. Tim pusat berisikan para pakar dalam bidang TI dan bisnis, bahkan CIO dan Senior Management Officer AALI sendiri yang memimpin tim tersebut. Pembentukan tim dari pusat AALI yang melibatkan beberapa anggota top management AALI menunjukkan komitmen kuat perusahaan dalam melakukan implementasi TI. Dengan melibatkan top management di dalam tim akan mempercepat proses pengambilan keputusan berkaitan dengan jalannya proyek implementasi ini.
Selain tim dari pusat, proyek juga berisikan tim dari lokasi perkebunan yang lebih banyak berperan pada changes management, mereka dilibatkan dalam proyek di lokasi perkebunan mereka masing-masing setelah sebelumnya diberi pelatihan oleh tim pusat. Selain dari internal AALI, anggota tim lainnya adalah para konsultan dari implementator TI di AALI, yaitu dari PT Astra Graphia yang juga satu perusahaan induk dengan AALI. Kehadiran anggota tim dari Astra Graphia adalah unutk memperlancar transfer knowledge pada perusahaan dan user di masing-masing perkebunan.
Keselarasan antara company direction dan IS direction
Dalam industri yang padat modal seperti industri CPO (perkebunan kelapa sawit), maka efektifitas dan efisiensi dalam upaya peningkatan profitabilitas perusahaan menjadi sangat penting. Selain itu fluktuasi harga komoditi CPO di dunia menuntut perusahaan untuk lebih responsif terhadap perubahan-perubahan yang terjadi. Oleh karena itu perusahaan kemudian menerapkan ERP dan PMS sebagai solusinya karena dianggap selaras dengan kebutuhan perusahaan. ERP dan PMS diharapkan akan dapat membawa perusahaan menjadi lebih kuat baik di dalam maupun di luar negeri.
Dengan ERP maka keputusan-keputusan penting dapat segera diputuskan. Hal tersebut dimungkinkan karena ERP yang dikembangkan AALI menghubungkan management dengan seluruh perkebunan dan pabrik yang ada, serta memungkinkan untuk diakses oleh secara real time oleh management.
Solusi PMS yang diperuntukkan khusus untuk management perkebunan akan mampu menjadika proses bisnis perusahaan menjadi semakin efektif dan efisien. PMS akan memudahkan management untuk mengelola operasi perusahaan.
Tantangan yang dihadapi oleh IS department
Pada awal penerapan TI di AALI, tim proyek implementasi sempat merasa ragu karena teknologi canggih yang akan diterapkan merupakan teknologi baru dan mungkin para user di lokasi perkebunan di daerah akan kesulitan dalam menggunakannya. Akan tetapi pada pelaksanaannya ternyata dengan komitmen dan kesabaran hal tersebut tidak menjadi kendala yang berarti. Pendampingan dan change management yang baik menjadi kunci keberhasilannya.
Tantangan lain yang dihadapi IS department AALI adalah untuk mempercepat jalannya implementasi di semua perkebunannya. Karena dengan mengiplementasikan secara bergantian di tiap-tiap perkebunan akan membuat biaya semakin bayak selain optimalisasi penggunaan aplikasi juga semakin lama dan justru tidak efisien, mesipun langkah ini aman.
Selanjutnya tantangan IS department adalah mengoptimalkan pemanfaatan TI di AALI agar investasi besar ini benar-benar dapat menjadi enabler bagi perusahaan untuk meningkatkan profitabilitas perusahaan serta daya saingnya melalui penciptaan core competence yang dapat menjadi point of different terhadap industri baik di dalam maupun di luar negeri.
Kesimpulan
Terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menerapkan suatu teknologi informasi di suatu perusahaan antara lain adalah adanya pemahaman akan pentingnya keselaran antara setiap komponen sistem informasi, manusia-proses-teknologi. Ketiga komponen tersebut harus saling mendukung dalam menjalankan suatu sistem informasi dalam perusahaan agar sistem tersebut dapat berjalan sebagaimana yang diharapkan. Selain itu juga dibutuhkan komitmen yang kuat dari top management sebagi pemilik TI dalam fase implementasinya serta harus jelasnya arah pengembangan proyek. Komitmen kuat top management akan memperlancar jalannya proses implementasi bilamana terjadi trouble, karena keputusan solusi akan segera dapat dikeluarkan, selain akan memperlancar proses tranformasi di organisasi perusahaan. Sedang kejelasan arah proyek akan memfokuskan tim untuk menuju ke arah tujuan perusahaan mengembangkan TI.
Sumber
Herdiawan, Prananda, Artiket: Ingin Jadi Panutan, www.wartaekonomi.com
Herdiawan, Prananda, Artikel: Piranti Canggih Tuan Kebun, www.wartaekonomi.com
Martin, E. Wainright, Carol V. Brown, Daniel W. DeHayes, Jeffrey A. Hoffer, William C. Perkins, Managing Information Technology, New Jersey: Prentice Hall, 2005
Pambudi, Teguh S., Artikel: Para Pembalik Arah, www.swa.co.id
www.astra-agro.co.id
0 comments:
Post a Comment